Annonce
Lemvig

It-konsulent: Selv enkeltmandsfirmaer kan få udbytte af online-møder

Preben Hove-Nyborg, direktør hos Arka IT i Lemvig, holder selv onlinemøder mindst én gang om ugen. Alle kan bruge det, mener han. Foto: Thomas Maxe
Værktøjerne er blevet så gode og billige, at alle kan få fordel af at bruge redskaber som Microsoft Teams, vurderer Arka It.

LEMVIG: Foråret 2020 sendte mange medarbejdere, skolebørn og studerende på hjemmearbejde.

Der findes dog stadig virksomheder, som ikke rigtigt har fået taget hul på online-møderne. Og det er faktisk en skam, for alle kan få glæde af det.

Omtrent sådan kunne man opsummere en god snak om online-møder hos Arka It, ekspert i regnskabssystemer og it-konsulentydelser med hovedsæde i Lemvig.

Annonce

- De fleste virksomheder har Microsoft 365 – det vil sige mail og Office-programmerne, og i den pakke findes allerede Microsoft Teams. Så det behøver ikke koste mere end licensprisen for Office 365 for at komme i gang. Og de fleste kan komme i gang med Teams uden at skulle have hjælp fra et it-firma, siger Preben Hove-Nyborg, direktør hos Arka It.

Selv for solo-selvstændige

Faktisk kan selv enkeltmandsvirksomheder få glæde af online-møder.

- En selvstændig i et enkeltmandsfirma kunne sagtens afvikles nogle af sine møder med kunder og samarbejdspartnere over Teams. Og selv hvis man ikke har Office365, kan man stadig deltage i et møde via et web-baseret program, som ikke koster noget at bruge. Du skal dog have en licens, hvis du selv skal være vært for mødet og invitere andre - og selvfølgelig også hvis du vil have de andre fordele, så som integration mellem Teams og Outlook, forklarer Preben Hove-Nyborg.

Syv fordele ved online-møder

  1. Lyden er oftest langt bedre end på mobiltelefonen, især hvis du bruger et godt headset.
  2. Video giver samtalen en ekstra dimension.
  3. Integration med kalender og mail, så det er nemt at invitere, og du får påmindelse om mødestart.
  4. Du kan dele dokumenter og vise præsentationer. Det er for eksempel muligt at dele skærmbilledet, så alt hvad man selv kan se på sin pc, kan vises til andre mødedeltagere.
  5. Mødedeltagerne kan arbejde i samme dokument, så rettelser sker i realtid. Så er der kun én version: Den rigtige og nyeste.
  6. Data fra eksempelvis Microsoft Teams kan udveksles og samarbejde med andre programmer, så du kan arbejde videre med dokumenter, regneark og præsentationer efter mødet.
  7. Chat-beskeder og præsentationer bliver arkiveret og kan gemmes i ”skyen” (på en ekstern server), så data ikke går tabt.

Mange af os taler flittigt i telefon på farten for at udnytte tiden. Den mulighed har man stadig, hvis man deltager i et online-møde.

- Man downloader bare en app til sin smartphone og deltager via mobilens dataforbindelse. Det kan sagtens foregå via bilens håndfri sæt, lige som en telefonsamtale, siger Preben Hove-Nyborg.

Annonce

Tele-løsning kræver hjælp

Nogle virksomheder er blevet så glade for de digitale muligheder, at telefonen smelter ind i den digitale løsning.

Mange har allerede vænnet sig til at tale i telefon via Skype for business, men det system er under udfasning og vil blive afløst helt af Microsoft Teams. Mulighederne vil være de samme, og mere til, forklarer Arka It-direktøren.


Sikkerheden skal altid være i højsædet, ikke kun på møder.

Preben Hove-Nyborg, direktør, Arka It


- Hvis man vil bruge Teams til opkald til og fra telefonnettet, kræver det hjælp fra en it-leverandør. Det er endnu ikke en ydelse, som man kan købe på nettet sammen med softwaren. Men det fungerer fint og betyder typisk, at man betaler en lidt forhøjet licens, og så kan man skifte mellem Teams-samtaler og besvare telefon uden at skulle skifte headset. Det hele kører i samme program, siger Preben Hove-Nyborg.

Men hvad så med it-sikkerheden – skal jeg være bekymret for online-møder?

- Sikkerheden skal altid være i højsædet, ikke kun på møder. Som minimum skal pc’en have et opdateret styresystem og være forsynet med et opdateret antivirusprogram og en firewall. Og så skal man bruge en sikker adgangskode, gerne på mindst 12 tegn, som man ændrer løbende. Har man styr på disse basale forholdsregler, kan man roligt bruge Teams - også på sin private pc, vurderer Preben Hove-Nyborg.

Og hvad med privatlivet – kan min kolleger for eksempel se mine private billeder på min pc, hvis jeg kobler på et online-møde?

- Nej, bare rolig. Du styrer selv, hvad du giver andre adgang til at se på din computer, siger Preben Hove-Nyborg.

Ekspertens tre møde-tips

Preben Hove-Nyborg er direktør for it-virksomheden Arka It med hovedsæde i Lemvig, et kontor i Vordingborg og en udviklingsafdeling i Østrig. Det giver mange online-møder, så her er et par gode råd:

  1. Forbered dig, som du ville gøre til andre møder. Hav for eksempel din præsentation klar til deling på skærmen, så du ikke skal lede efter dokumentet under mødet.
  2. Log på mødet 5-10 minutter før start og kontrollér, at lyd og billede virker, som det skal.
  3. Vær nærværende på mødet. Kig ind i kameraet, når du taler. Og lyt opmærksomt. Lad være med at rode med alt muligt andet, mens andre taler.
Annonce
Lemvig For abonnenter

Handicappris til Evald Skov Jensen: Hjælper Henrik med at svømme 30 baner

Danmark

Mandagens coronatal: 7146 nye smittede

Annonce
Annonce
Annonce
Lemvig

Del af Fabjergvej spærres kl. 11-13 i dag - dobbeltdækkerbus skal bjærges

Lemvig For abonnenter

Klimatorium vil være verdensførende: ansøgning for millioner er afleveret

Sport

Islandsk EM-målmand til Lemvig-Thyborøn

Struer For abonnenter

Efter bølge af indbrud tog Tina sagen i egen hånd: - Det var bare et spørgsmål om tid, før de også ville komme her

Lyt: Simba Hansens jagt på sin redningsmand og sit navns betydning

Leder For abonnenter

Lange testkøer er en hån mod de pligtopfyldende borgere

Sport For abonnenter

Fra andenviolin til førsteviolin for Thomas Damgaard: - Det er det jeg spiller håndbold for

Kultur

Corona-chok i Lemvig: Julemanden kommer ikke i år...

Vestjylland

Spurgt på gaden: Oplever du, at der stadigvæk er problemer med sexchikane på arbejdsmarkedet?

Boligsalget slår sidste år flere uger inden årsskiftet

Lemvig For abonnenter

Flyttede fra København til Ferring og i fuld vigør: - Jeg egner mig ikke til at sætte mig hen og være pensionist

Søndag ifølge chefredaktøren For abonnenter

Skal vi bringe billedet af en butikstyv for at hjælpe politiet?

Lemvig

Soldater og beredskabsfolk skal coronateste i det midtjyske

Annonce